Last van een overvolle mailbox? Met deze tips ruimt u het eenvoudig op en creëert u overzicht
Publicatiedatum: 16 mei 2026
Talloze mailtjes die blijven binnenkomen en het aantal ongeopende berichten dat oploopt. Het is voor velen herkenbaar en het opschonen van uw mailbox lijkt soms op dweilen met de kraan open. Een volle mailbox is niet alleen belastend voor uw elektronica, maar ook voor het milieu. Met deze tips ruimt u uw mail overzichtelijk op, vaak nog sneller dan u denkt.
Milieu-impact
Het bewaren van e-mails gebeurt niet alleen op uw eigen apparaat, maar ook op grote servers (grote computers die gegevens opslaan). Deze servers draaien continu en verbruiken energie om alle gegevens op te slaan en beschikbaar te houden.
Een paar opgeslagen e-mails is niet zo erg, maar in grote aantallen kan de impact op het milieu oplopen. Hoogleraar energietechnologie aan de Technische Universiteit Eindhoven David Smeulders legt aan Radar uit dat een e-mail van 1 MB gedurende zijn ‘levensduur’ ongeveer 20 gram CO2 uitstoot. Veel mensen hebben duizenden e-mails opgeslagen, waardoor de totale impact groter wordt.
Stap voor stap uw mailbox opschonen
Als u uw mailbox wilt opschonen, helpt het om gestructureerd te werken. Willekeurig verwijderen zorgt voor onrust. Door het stap voor stap aan te pakken, houdt u overzicht en voorkomt u dat u belangrijke e-mails kwijtraakt of verwijdert.
Breng structuur aan
Het is belangrijk om niet meteen van alles te verwijderen. Kijk eerst naar welke e-mail u wilt bewaren. Denk aan berichten over administratie, werk, zorg of belangrijke afspraken. U kunt deze e-mails bewaren door ze in mappen op te slaan.
Om in uw Outlook-account (Hotmail) een nieuwe map aan te maken, klikt u met uw rechtermuisknop op ‘Postvak IN’ en daarna op ‘Nieuwe submap maken’. In het geval u een Gmail-account heeft, maakt u een nieuwe map aan door gebruik te maken van labels. U klikt in het linkermenu op het plusteken naast labels. Geef de map/het label een naam naar keuze en klik op ‘maken’. In Apple Mail maakt u een nieuwe map aan door, in het postbussenoverzicht rechtsboven, op ‘wijzig’ te klikken. Kies vervolgens ‘nieuwe postbus’, geef deze een naam en locatie (account).
In het geval u twijfelt of een e-mail weg kan, kunt u de e-mail archiveren. De mail verdwijnt dan uit uw inbox, maar blijft wel bewaard en kunt u later terugvinden via de zoekfunctie.
Grote bestanden
Een groot deel van de opslagruimte wordt vaak ingenomen door e-mails met bijlagen, zoals foto’s of documenten. Door uw mailbox te sorteren op grootte, ziet u snel welke berichten veel ruimte innemen. Voor Outlook (Hotmail) klikt u boven in de berichtenlijst op filteren en daarna op sorteren op grootte. In Gmail typt u ‘size:5m’ in de zoekbalk. Voor Apple Mail klikt u op ‘weergave’, daarna op ‘sorteren’ en als laatste op ‘grootte’.
Gericht zoeken in plaats van scrollen
Het kost veel tijd om handmatig door uw mailbox naar e-mails te zoeken. U kunt het uzelf makkelijk maken door de zoekfunctie te gebruiken. Dat werkt niet alleen sneller, maar is ook overzichtelijker. Op deze manier kunt u op afzender zoeken of op trefwoorden zoals ‘nieuwsbrief’ of ‘bevestiging’. U krijgt dan in één keer meerdere mails die bij elkaar horen.
Leeg de prullenbak
Verwijderde e-mails blijven vaak nog in de prullenbak staan. Pas wanneer u deze map leegmaakt, worden ze definitief verwijderd en komt er meer ruimte vrij. Controleer nog even dubbel dat er geen belangrijke e-mails tussen staan die u toch wilt bewaren of per ongeluk naar de prullenbak (verwijderde items) heeft verplaatst.
Voorkom dat uw mailbox weer volloopt
Veel volle mailboxen worden veroorzaakt door nieuwsbrieven, spam en reclame. U kunt u gemakkelijk afmelden voor nieuwsbrieven als u merkt dat u ze niet leest. Dit kan vaak door de e-mail te openen en onderaan de mail te klikken op ‘afmelden’.
(Bron: Radar, thegreenlist.nl, Radboud Universiteit en informatiehuishouding.nl. Foto: Shutterstock)
