Puilt uw kast uit van administratie? Deze papieren kunnen na een paar jaar weg

Van oude bankafschriften tot stapels loonstroken: veel mensen bewaren hun administratie vaak jarenlang. Maar welke documenten zijn écht belangrijk om te bewaren? En wat kan na een bepaalde termijn zonder zorgen de prullenbak in?

Kies voor uw administratie een vorm die u prettig vindt

Welke manier van bewaren u kiest, papier, digitaal of een combinatie, is persoonlijk. Veel mensen bewaren hun administratie nog altijd op papier, bijvoorbeeld in mappen of ordners. Dat werkt voor veel huishoudens prettig en overzichtelijk. Tegelijkertijd komen steeds meer rekeningen en documenten tegenwoordig digitaal binnen.

Wie ervoor kiest om deze (ook) digitaal te bewaren, kan daar veel gemak van hebben. Het scheelt ruimte en werk en met een goed systeem vindt u documenten snel terug. Bewaar digitale documenten wel altijd met een back‑up. Daarnaast is het verstandig dat ook een partner, vriend of familielid toegang heeft tot uw belangrijkste documenten.

Uiteindelijk is het vooral belangrijk om te kiezen voor een vorm die het beste past bij wat u prettig vindt. Maar als die keuze eenmaal duidelijk is: hoe lang bewaart u welke documenten dan bij voorkeur?

Lees ook: Mag een vaatdoekje met de rest van de was mee gewassen worden?

Dit bewaart u liever voor altijd

Laten we beginnen met administratie die u liever nooit weggooit. Denk bijvoorbeeld aan de koopovereenkomst van uw woning, testament, adoptie- of scheidingspapieren en medische documenten. Deze heeft u niet vaak nodig, maar u wilt ze wel kunnen vinden als dat nodig is.

Deze documenten bewaart u minimaal 5 jaar

Vaste regels voor hoe lang u (als particulier) iets moet bewaren zijn er niet, maar richtlijnen wel. Veel documenten bewaart u 5 jaar. Dat komt doordat de Belastingdienst tot 5 jaar na dato een aanslag kan opleggen; dit heet de navorderingstermijn. Andersom werkt het ook: u kunt tot 5 jaar terug ook nog geld terugvragen aan de Belastingdienst.

Die termijn geldt dus voor de belastingaangifte zelf, maar daarom ook voor alles wat daarbij hoort, zoals loonstroken, jaaropgaven, aftrekposten en uw hypotheek. Ook bewijs van vermogen en giften horen daarbij. Vergeet niet de bonnen van aankopen die u in uw belastingaangifte heeft gebruikt ook 5 jaar te bewaren.

Let op: bedrijven en zelfstandigen moeten hun administratie van de Belastingdienst 7 jaar bewaren. Dit staat in de wet. Er zijn ook gegevens die een bedrijf 10 jaar moet bewaren. Op de website van de Belastingdienst staat welke administratieve gegevens u precies moet bewaren en hoelang.

Bonnen die gelden als (garantie)bewijs

Garantiebonnen en aankoopbewijzen bewaart u zolang de garantie loopt; dat kan bij grotere aankopen oplopen tot 10 jaar. Gaat u iets verkopen op een tweedehandsplatform? Dan kan het goed zijn om de bon soms nog wat langer te bewaren, om te bewijzen waar en wanneer het oorspronkelijk gekocht is. Zeker wanneer het van een bepaald merk is.

Dit hoeft u vaak niet meer dan 2 of 3 jaar te bewaren

Veel andere documenten hoeft u niet zo lang te bewaren, zolang u ze niet meer nodig heeft als bewijs. Denk aan gegevens over uw salaris of uitkering: deze kunt u meestal na 2 jaar weggooien. Dat geldt ook voor arbeidscontracten wanneer u uit dienst bent.

Het is handig om jaarafrekeningen van energie en water ongeveer 3 jaar te bewaren. Zo kunt u uw verbruik vergelijken. Dit geldt ook voor lokale belastingen. Verzekeringspolissen bewaart u meestal zolang de verzekering loopt. Daarna kunt u ze nog 2 jaar bewaren, voor het geval u later nog iets moet aantonen.

Administratie die u niet meer heeft opvragen

Mist u juist iets in de administratie? U kunt veel documenten nog opvragen bij bijvoorbeeld uw energieleverancier of via de bank, maar dat kost wel tijd. Het is daarom slim om belangrijke documenten zelf te downloaden en dit altijd in uw eigen administratie op te slaan.

Verdeel uw administratie vervolgens in vaste onderwerpen, zoals wonen, zorg, werk en belasting. Zo houdt u alles bij elkaar, kunt u het later makkelijk terugvinden en elk jaar eenvoudig weer nalopen. Vindt u het ondanks deze tips toch maar lastig om uw administratie goed te onderhouden? Het Nibud heeft een stappenplan ontwikkeld om u te helpen.

(Bron: Nibud, AD, Consumentenbond. Foto: Shutterstock)