Digitip: briefpapier maken (Word 2016)

Brieven schrijven in Word gaat een stuk sneller als u uw gegevens niet elke keer opnieuw hoeft te typen. Een zelfgemaakt sjabloon voor brieven komt dan goed van pas!

Werken met sjablonen

Een sjabloon is een speciaal type Word-document waarvan de opmaak vastligt en waarin diverse gegevens al ingevuld zijn. Een gewoon Word 2016-document heeft de extensie .docx. Een Word-sjabloon heeft de extensie .dotx. U kunt zelf zo’n sjabloon maken en opslaan op de computer. Vervolgens kunt u het als basis gebruiken voor nieuwe Word-documenten.

Standaardsjablonen

Word heeft ook een aantal standaardsjablonen die u kunt gebruiken voor het maken van bijvoorbeeld brieven, cv’s of wenskaarten. U vindt deze standaardsjablonen in Word onder het tabblad ‘Bestand’. Klik op Nieuw. Nu ziet u onder ‘Nieuw’ de standaardsjablonen staan.

Stap 1: sjabloon maken (1)

Open een nieuw, leeg, document in Word. Zet hierin alle onderdelen die u altijd op uw briefpapier wilt terugzien. Bijvoorbeeld de volgende onderdelen:

• Ruimte voor de gegevens van de geadresseerde.
• Uw eigen gegevens.
• Ruimte voor het onderwerp.
• De plaats en de datum.
• Ruimte voor de aanhef.
• Ruimte voor de tekst van de brief.
• Het onderschrift met een afsluitende groet en uw naam.

Stap2: sjabloon maken (2)

Maak de onderdelen naar wens op. Kies bijvoorbeeld een ander lettertype of wijzig de lettergrootte. Een kleurtje geven aan een tekst kan natuurlijk ook. Net wat u wilt. Ook kunt u een persoonlijk plaatje invoegen. Een afbeelding van uw handgeschreven handtekening bijvoorbeeld.

Tip: digitale handtekening

Om een digitale afbeelding te maken van uw handtekening, kunt u uw handtekening op een wit papier schrijven en inscannen. U kunt ook in een tekenprogramma met behulp van een pentablet een handtekening schrijven.

Stap 3: sjabloon opslaan

Staan alle vaste elementen op uw sjabloon, sla het dan als volgt op:

Klik op Bestand > Opslaan als.
Blader naar de gewenste map.
Typ bij ‘Bestandsnaam’ een naam voor het sjabloon.
Selecteer achter ‘Opslaan als’ Word-sjabloon (*.dotx).
Klik op Opslaan.

Het sjabloon is klaar en u kunt het keer op keer als basis voor een nieuwe brief gebruiken.

Stap 4: sjabloon gebruiken

Een brief maken in uw zelfgemaakte sjabloon doet u zo:

Open Word.
Klik op het tabblad Bestand > Openen.
Blader naar de map waarin u het sjabloon hebt opgeslagen.
Dubbelklik op het gewenste sjabloon.

Het sjabloon met uw briefpapier opent in Word. U kunt nu de brief maken op het briefpapier. De vaste elementen die op de pagina staan, zijn aan te passen.

Stap 5: nieuwe document opslaan

Wanneer u het document op de gebruikelijke manier opslaat, slaat u de wijzigingen op in het sjabloon. Dat is niet de bedoeling. We willen er een normaal Word-document van maken met de extensie .docx. Sla het document als volgt op:

Klik op Bestand > Opslaan als.
Blader naar de locatie waar u de brief wilt opslaan, bijvoorbeeld ‘Documenten’.
Typ bij ‘Bestandsnaam’ de naam van de brief.
Klik op Opslaan.

De eerste brief op basis van het gemaakte sjabloon is nu een feit.

(Bron: SeniorWeb)

Let op: gezien de voortdurende veranderingen in de digitale wereld kan de informatie in bovenstaande Digitip met de tijd verouderd zijn.